集團(tuán)電話是現(xiàn)代辦公常用的電話通訊管理手段的一種。使電話管理者可集團(tuán)性管理外線來電與內(nèi)線呼出。 集團(tuán)電話設(shè)備一般由外線與分機(jī)構(gòu)成。外線指接入集團(tuán)電話中的外線總數(shù)。分機(jī)是您為您的員工所安排的的電話數(shù)量。 接入常用外線種類:
普通外線：電話局普通線。
ISDN線路：一線通（ISDN）線路。
普通中繼線：與普通局用線相同，但可自動聯(lián)選。
E&M專線：各地電話系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)專線。
接入常用分機(jī)種類：
普通分機(jī)：可安裝普通電話分機(jī)。
數(shù)字分機(jī)：各品牌電話系統(tǒng)中專用的數(shù)字分機(jī)，主要作用是編程及實現(xiàn)特殊功能。 如您公司人員很多，不可能為每一名員工都安排一部直線電話，即使都安排了一部直線電話也會為將來的管理工作也帶來了隱患（主要指電話費用管理），這種情況下您可考慮安裝集團(tuán)電話設(shè)備，為每一名員工安排一部分機(jī)，外線打入由前臺（或電腦話務(wù)員）進(jìn)行信息處理，這樣在節(jié)約費用的同時，對于外線打入者也會以快的速度與要聯(lián)系的人聯(lián)系上。 在使用電話系統(tǒng)的過程中會出現(xiàn)如分機(jī)占線或分機(jī)無人接聽等很多種情況，如沒有安裝集團(tuán)電話您很可能會失掉一次在第一時間與您客戶聯(lián)系的機(jī)會。不如把這項工作交給集團(tuán)電話來處理。在分機(jī)占線或無人接聽時集團(tuán)電話會按您的需要把電話轉(zhuǎn)到另一分機(jī)。如您安裝了語音信箱設(shè)備，它會把此電話轉(zhuǎn)到您自已的信箱中讓客戶留言。 多種情況下您對直線電話的管理只能憑借您員工的自覺性。對話費的管理也是集團(tuán)電話的一大功能，它不僅會按您的安排為每一分機(jī)安排一個密碼，如您離開座席不知密碼的人無法使用您的分機(jī)，而且可以控制每一部分機(jī)的國際、國內(nèi)長途及信息臺等。在安裝了計費功能后您也可對電話費用管理提出您新的看法來，計費系統(tǒng)會告訴您哪一位員工所打的電話費用多或少，打出的電話號碼及總費用......
集團(tuán)電話功能
分機(jī)轉(zhuǎn)接 電腦/人工值班 自錄電腦話務(wù)員 等級限制 經(jīng)理秘書功能 電話會議
計費功能 時鐘日期 停電轉(zhuǎn)移 語音信箱 代撥 熱線服務(wù)
彈性編碼 長途密碼鎖 免打攪 呼叫代答 來電顯示 遇忙回電
程控交換機(jī)與集團(tuán)電話區(qū)別
功能方面：
主要體現(xiàn)在組網(wǎng)方面，交換機(jī)功能方面要強(qiáng)于集團(tuán)電話設(shè)備，一般電話區(qū)局所采用的設(shè)備稱為大型局用交換機(jī)。在交換機(jī)上有與各個區(qū)局間的聯(lián)網(wǎng)接口，這樣從一個電話局打入另一個電話局或打往國外的電話可實現(xiàn)自動切換。不必由人工去接線。
集團(tuán)電話功能主要適應(yīng)于辦公通訊，其設(shè)計功能、解決方案主要考慮平時辦公常用功能。
門數(shù)大小：
交換機(jī)與集團(tuán)電話門數(shù)有一定的區(qū)別。一般集團(tuán)電話設(shè)備門數(shù)較小； 交換機(jī)門數(shù)較大。
距離方面：
大型局用交換機(jī)安裝地址多為一個城市或一個地區(qū)，所以在交換機(jī)設(shè)計時充分考慮到了這一點，即使局用交換機(jī)的一個終端距離機(jī)房很遠(yuǎn)，音質(zhì)及速度也會完成的很好。集團(tuán)電話在此方面略于交換機(jī)，一般分機(jī)遠(yuǎn)會有一個限定（ 1 公里 ---- 幾公里不等）。
話務(wù)方面：
交換機(jī)由于門數(shù)很大，在設(shè)計其內(nèi)部節(jié)構(gòu)時會對同一時間打入打出本系統(tǒng)話音進(jìn)行很好的完善。其強(qiáng)大的CPU 會很好的對這些來電及去電進(jìn)行相應(yīng)的控制。
集團(tuán)電話在此方面與交換機(jī)有一定差距，模擬交換機(jī)會對同時來電及去電進(jìn)行限制，這些限制主要是分機(jī)之間通話。數(shù)字集團(tuán)電話分機(jī)之間通話不會受到限制，分機(jī)向外打出或外線打入的數(shù)量主要取決于接入系統(tǒng)中外線數(shù)量的多少。
電信的稱呼：
一般在辦公用通訊設(shè)備中也會在一些小型交換機(jī)的出現(xiàn)，名稱的區(qū)分基本體現(xiàn)在分機(jī)門數(shù)這一方面。在用戶申辦中繼線時，一般小于 100 門的設(shè)備電話局統(tǒng)稱為集團(tuán)電話，高于 100 門的設(shè)備統(tǒng)稱為交換機(jī)